公文写作的特点
写公文也像品茶一样，有三个境界：第一道茶苦似生命，第二道茶甜若爱情，第三道茶淡如微风。一开始，感受公文，总觉得公文是千篇一律，令人生厌的八股文，总有一种对格式化公文的不屑和反叛感。写到一定程度，才知道，写公文的人，在充分理解文章主题，领会领导意图以后，完全可以把公文写得鲜活、写得生动一些。再发展下去，随着肚里“货”的积累，写公文不仅轻松而且能言之有物，能把写公文当成一种享受。
公文写作的基本技巧
《关于现代公文写作的几点思考》，提出了公文的谋篇、用材和语言艺术。
李天军在《秘书工作》2002年第6期发表文章指出，公文起草要注意“七戒”：一戒照抄照转，一定要把上面的精神贯彻到本地的实际工作中去；二戒师出无名，既要有上级的根据，也要有事实的根据；三戒无的放矢，对牛弹琴；四戒朝令夕改；五戒用语失准；六戒篇幅过长；七戒无物无序，既要有内容，也要有条理。
公文在可能的情况下要写得活一些，要有精巧的构思，首先是标题要好，使人感到有读头；其次是身架要好，也就是文章的结构要活一点，其次是文章的身材要匀称，也就是公文的篇幅要因文制宜，防止又高又瘦或又矮又胖。
写公文，首先要观点鲜明，读者关心什么，你的意见是什么，不明确，其他再好也不是好文章；其次要表达准确，包括情况要反映得准确，观点要提炼得准确，例子要举得恰当，这需要有丰富的词汇，避免词不达意；第三，要生动，使人读了有利于消化，而不是倒胃口；第四是要注意逻辑性，逻辑性蕴含在文章的内容之中，表现为条理清晰、因果明确；第五，要开门见山，第六要文字精炼，简而不精不行；第七是要文字通顺，不能有病句，讲究句子的完整性；第八是措辞尽量不要重复；第九是文言和口语尽量少用，用了一定要恰当。
公文的主题与层次
毛泽东同志在《反对党八股》中指出：“一篇文章或一篇演说，如果是重要的带指导性质的，总得要提出一个什么问题，接着加以分析，然后综合起来，指明问题的性质，给以解决的办法，这样，就不是形式主义的方法所能济事。”长洪以为，这段话对我们今天写文章尤其是写公文，仍具有很强的指导意义，可以这样说：不解决问题的公文不能算公文，解决不好的公文不算好公文。好的公文仍然要按照提出问题、分析问题、解决问题的逻辑顺序来写，层次要非常清楚。
公文语言运用
《浅谈公文的语言艺术》，提出公文的语言要做到“简、畅、美”。
公文语言素养要靠不断地学习和积累，可以从专门论述中学，也可以从典范公文和经典著作中学，还可以向老公文写作者学，向人民群众学；用好公文语言，关键是要适应公文的语体要求。提高公文语言运用能力，关键是要我实践，在实践中要有计划有目的，有分析有总结，持续不断。
公文是实用文体，强调准确性，强调权威性，因此公文语言特别强调简洁、精炼。做到简洁的关键是公文的主题要鲜明，使每一句话都为主题服务，与主题无关的一律去除。
大部分公文的语言要庄重，力求铿锵有力，给人一种十分严肃且不许犹豫的感觉。千成不能说话得“软绵绵的”或“模棱两可”，让人无所适从或不以为然。
抑扬辞格即先对主流进行肯定，然后“但是”，指出问题并分析问题。
夹叙夹议是公文写作的基本表达方式，一边摆事实，一边讲道理，以事证理，以理明事，事理融合，相辅相成。
公文的主旨
公文的主旨是社会生活的客观反映和作者主观思想相结合的产物，即文章中通过全部材料所表达的中心思想和作者的写作意图的统一。它是公文的灵魂，体现了作者的总的思想倾向。 ……主旨必须正确、集中、鲜明。正确即一要合法，二要合实；鲜明即一要有针对性，二要清晰明确，三要完整，不能话到嘴边留半句；集中也就是要一文一意，控制好写作思路。 ……确立主旨一要领会写作意图，二要研究全局情况，抓住事物的本质。
公文写作中的综合与结合
综合与结合是公文写作的基本技能，综合并不是知识、事物的简单相加，而是一种创造，一种创新，它是一种能力，一种功夫；结合是一种原则，只有结合了才能行得通，才能出特色。 ……提高公文写作的结合和综合能力，必须注意三个融会：一是意图与谋篇的融会；公文的基调是领导意图，谋篇的过程就是把领导意图公文化的过程，要围绕领导意图来明确主旨，确定结构，筛选材料；二是主旨与表达的融会。必须用主旨统帅表述，无论是结构安排、材料取舍还是语言表述都要服从于公文的主旨；三是观点与材料的融会，观点是公文的灵魂，材料是公文的血肉。 ……必须做到五个结合，一是理论与实际结合，学理论要下功夫，了解实际也要下功夫；二是上情与下情结合，结合的表现是提出的任务、政策、措施具体化；三是外地经验与自身实际相结合；四是历史经验与现时实际相结合；五是内容与对象相结合。
公文的修改
公文不同于自由创作的其他文体，有一定的程式规范，因此更加需要进行修改，修改公文，对于初稿比较成熟的，可以用直接修改法；对于与写作要求差距较大的，可以面对面修改，时间紧的还可以口授修改；对于多人合作的稿子，应会诊修改；其他还有商量式修改、提示式修改、会商式修改。……修改别人撰写的公文稿件，一忌轻率，搞重复劳动；二忌取代，对别人彻底否定；三忌官僚，提些不着边际的原则意见；四忌唯我，把别人的稿子改成自己的老面孔；五忌显能，为表现自己的“高水平”而乱改别人的好稿子。
领导讲话稿的写作
《草拟领导讲话要明确基本要求》，五个符合，即符合中央的路线、方针、政策、法规及上级的指示精神；符合领导的意图；符合实际；符合讲话者的思维特点、语言特色和行文习惯；符合行文、语言、结构、逻辑思维的一般规律。
长洪以为：随着形势的发展和各级领导干部政治理论素养、科学文化素质的不断提高，领导讲话稿的撰写要求越来越高；指望自己怎么写，领导怎么读；或者自己写出来领导一点也不改都是不可能的，作为为领导起草讲话稿的人，一方面自己要有责任心，要尽心尽力把稿子写到自己认为最好的程度；另一方面要有谦虚的态度，要认识到，毕竟讲话的不是你而是领导人自己，领导比你更重视讲话稿的质量，从他的角度对稿子作一些甚至很大的修改，都不足为奇，也不足为恨；对一些确实涉及到原则问题而领导表述有误的，可以尽自己所能进行沟通，但不必强求，毕竟最终要负责任的是领导人自己，何况是他自己改的。
领导讲话稿是政务的一种载体，提高讲话稿质量就是提高政务工作质量。一篇高质量的讲话稿，应具备“明理、造势、求美、寻度”四大要素。首先是观点要高，力戒平淡无奇，要从事物的特殊性、上下的结合点、社会的关注点、领导的兴奋点上磨出高远的观点；其次是结构要巧，力戒千篇一律， 要像堆积木一样，用同样的板块堆出不同的造型，以增强文章的美感；第三是内容要实，力戒言之无物。要善于提炼概括，运用准确数据，使用典型事例，提出具体措施。
认真写好领导讲话稿，至少要处理好四个关系。一是把握工作与提炼文稿的关系。领导讲话稿绝大部分是用来总结、部署、指导、推动工作的，文稿与工作的关系是辩证的统一关系，一方面文稿来自于工作，工作的好坏和多少决定文稿的好坏；另一方面，文稿在一定程度上又有促进工作，科学提示工作规律的文稿对工作能发挥极为重要的指导和推动作用。好的讲话稿能够概括出看似分散的工作的内在联系和相互作用，找出看似客观发展的事物中的主观努力的因素，帮助人们认识工作的科学性和艺术性，增强工作的自觉性和自信心。可以说文稿因反映工作而有价值，工作因文稿的准确深刻表述而显现其规律性和逻辑性。动笔写讲话稿，首先要把握好工作，对工作有正确的全面的认识。 二是把握领导意图与阐发创造性思维的关系。要努力使领导意图得到充分体现，使文秘人员的辅政设谋作用得到有效发挥；要注意领导意图是处理文稿的前提，创造性思维是撰写文稿必不可少的运作方式，领导意图决定写作，写作又完善、丰富和发展领导意图。处理好领导意图与创造性思维的关系首先是要准确全面地领会领导意图，找出其中本质性的方向性的要求，并站在领导的高度替领导写作；其次要充分挥文秘人员接触材料多的优势，围绕领导意图进行创造性思维，对领导基本成熟的思想进行准确表达；对领导关心但未定案的思想进行调研，拿出预案。 三是谋篇布局与表达艺术的关系。谋篇布局要解决讲话稿的主题、内容先后、主次、详略等问题，要注意选 好角度定好主题，突出重点，兼顾全局，特别要重视主线系，要以贯穿全篇的大主线与各个部分的分线来构筑文章的整体思想。表达艺术要注意观点群，选择能揭示事物规律的观点来写。 四是领导审定与终极标准的关系。不能满足于主讲领导通过，要真正使材料无错误，追求尽善尽美。
2002年《秘书工作》第5期王培俊《撰写讲话稿的几点体会》一文指出：一要具有奉献精神和服务意识。充分认识领导讲话稿对实际工作的重大意义，珍惜发挥自身特长以文服务于领导服务于工作的机会，尽心尽职把讲话稿写好；二要紧扣上级文件和会议精神，要真正把上面的精神掌握，不能不加分析地照抄照搬；三要联系本地实际和具体情况，深入基层、深入群众中调研，提出解决实际问题的可行思路；四要符合领导的身份地位和语言习惯，更多地了解领导，更准地站在领导角度讲话。
工作总结的写作
工作总结一般分为四个部分。1、过程概述，按时间顺序或工作内容对一段时期的工作过程进行提炼，不能长，点明即可，但要能提示全文，起到导语和总纲的作用。2、成绩归纳，通过有条理、有顺序地摆数据、讲事实、搞对比，把本单位这段时期的主要成绩列出来，要注意抓主要成绩，每条成绩最好能有一个小的“观点”统领，配以序号，也可以归纳一个小标题冠在行首。写成绩切忌松散，使人看了不得要领不行；要多用直述的表述方法，少发议论，多用数据和事实。3、经验提炼，把成绩的取得过程进行理性的分析，形成经验，主要的放在前面，重要的先写并重点写。4、分析问题，要注意把问题找准，分析深刻，切中要害，找出实实在在的几条，切忌小题大做，分析时要注意既找主观原因又找客观原因。
写好工作总结除了要有较好的语言组织能力之外，关键是要会收集材料、多调查研究，多熟悉本单位情况。材料是总结的基础，收集材料要注意第一手性，注意典型性和全面性，从材料中形成概念和观点；总结的提纲要尽可能地细，把观点点出来，以提纲取舍材料。
工作总结在某种程度上是领导者工作的总结，写总结一定要吃透领导意图，尊重领导意见。
工作总结的写作特点是语言实而不华，表述直而不论，观点新而不俗，结构自由灵活，篇幅可长可短。
一年来的工作如何，不是单靠几个秀才写出来的，而是单位领导带领群众干出来的。这是因为干是总结的基础，实绩是总结的核心。如果一年间只摸摸头、抠抠脚，东考察、西调研谈谈天、说说地，一个项目也没有办成的话，请再大的笔杆子也写不出华章来，如果写出，也是说大话的行家、吹牛皮的里手，只能添点笑料罢了。
无论是工作总结还是经验介绍，都不能说大话、空话、套话、废话、胡话、鬼话，没有必要做语言的“巨人”。切忌洋洋几十张纸：对成绩，小的说成大的，少的说成多的，过去的说成现在的，别人的说成自己的，下级的说成上级的，集体的说成个人的；对缺点，一漏再漏，一缩再缩，甚至只字不提。这种总结看第一行就不想看第二行，看第一页就不想翻第二张。这种总结不是干出来的，而是写出来的，只能是满纸荒唐言。总结是干出来的，这就要求无论是单位还是部门的领导，都要围绕经济干实事。如果想年终总结语出惊人，只能在年初伊始就大干苦干实干。干出成绩来，年终总结即使不请秀才写，也照样是华章。
通知的写作
通知的应用较多，也较“滥”。根据国家行政机关公文处理办法，通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。实际操作中，会无大小、事无巨细，都发通知，实在是没有必要。有些可能用电话方式进行的，就不要再发通知。
通知的写作要领：一是要讲求实效，切忌滥发；二是要把握内涵，切忌越俎代庖；三是要明确无疑，切忌阻滞含混。
上行文的写作
张保忠在2002年第6期《秘书工作》上发表文章指出：上行公文包括请示、意见和报告三种。……请示与上行的意见有一定的交叉性，两者的区别在于所提的事项和内容不尽相同。请示较多涉及人财物、机构、编制、出境出国等需要上级做出决定的重大问题或审批事项，是“硬件”；意见多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法，请求上级给予支持或指示，是“软件”。……请示行文的对象必须是上级机关，不能因为要钱就象与自己同级的财政局“请示”。