一、公文传阅的作用
随着办公现代化技术的普及和复印机的广泛使用，有人认为可以在速度和数量上满足多位领导、多个部门阅文的需要，因而可以取代传统的公文传阅程序，这种看法是不妥的。因为公文复制虽然满足了多位领导、多个部门同时阅文的需要，但达不到公文传阅的实际效果。公文的传阅具有不可替代性。
1．领导成员和有关部门依次阅文，然后把批示内容集中起来才能形成民主决策，这是复印分送所做不到的。
2．公文传阅是领导之间交流认识、统一思想的过程，通过公文传阅，互相通气，交换看法，以避免对一些问题产生歧义，有助于领导之间取得共识。
3．通过公文传阅，集亲笔签署意见于一纸，可以实现公文处理过程的完整记录，形成准确的文书档案。
4．公文传阅与复制分送相比，慢中见快，所有阅文者的意见在传阅过程中均跃然纸上，可以提高办事效率，避免失误、遗忘和其他漏洞。
二、公文传阅的程序
秘书人员在呈传文件时，必须注意阅文者与公文之间的工作关系相适应，必须分清楚传阅的主次和先后，要根据文件的不同内容、急缓程度和特殊程序进行传阅。
1．循序供阅。凡属需要决定贯彻、组织落实、答复、承办的事项，阅文应按照固定顺序进行，具体而言又分为正序和逆序。正序，公文传阅的一般程序是，阅件一般先传主要领导后传主管领导，再传其他领导；办件则应先传主管领导，请主管领导作贯彻性批示，再传有关主要领导，而后传分管部门，这样有利于执行者按照主管领导的意见，及时地作出安排，抓好落实。逆序，凡属下级机关的请示、上级交办事项、同级或不相隶属机关请求协助解决的事项，都要有针对性地明确答复（即办件）。拟办人多已提出实质性拟办意见，有时还预拟了几套处理方案，就应按所列顺序由后向前传阅，以便先由其他领导人提供补充意见，最后交主批人，在集思广益的基础上，作终端批办。
2．同时供阅。对于内容重要、时间性较强、密级不是很高、阅文范围较大的文件，如有条件和必要，可以打印、复印成多份，以便各阅文单位或个人同时阅看，推动相关工作。
3．随机供阅。随机进行，不固定阅文的先后。通常适用于没有办理要求、且时间性不强的文件。
在特殊情况下，如紧急公文、专送公文、参考性公文和需要分管领导直接阅处的公文，可以按照先办后传、急用者先阅、跳跃式传阅等方法处理。此时，秘书人员应在“传阅单”上清楚注明。
三、公文传阅的原则
1．有序的原则
公文传阅，顺序很重要。在实际操作中，秘书人员既要遵循公文传阅的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情况特殊处理，否则，不仅会给领导之间造成矛盾，而且还会影响公文的效率和质量。对所有的公文，秘书人员一般先送办公室主任阅读、把关，然后送其他需要阅知的对象。公文在传阅过程中，秘书人员应按一般程序和特殊程序传阅。
2．及时的原则
公文传阅的时效性很强，快速和及时是公文传阅的基本要求。怎样保证公文及时传阅呢？一是取送及时。收到文件后，及时进行清点、登记、分发，保证公文传阅的顺畅。二是适当调整传阅顺序。有些文件传阅范围很广，需要很多领导和部门阅知，如果始终按一个固定顺序传阅，遇上领导外出，定会影响传阅的时间和进度。因此，适当地调整一下传阅顺序，可以加快公文传阅的速度。三是承办部门优先阅文。有的文件需要某个或某几个部门承办，并且时效要求较强，如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处，势必耽误部门办理。主要领导阅后，即可给承办部门阅办，然后接着送其他领导传阅。四是分类设夹，区别送阅。对上级机关的指导性文件和需要办理的文件，急需处理的文件和一般参考性文件，不要都放在一个阅文夹、主次不分，要分别对待，分类设夹、传阅，对急件、特急件跟踪传阅，这样就保证了公文传阅的时效性。五是掌握领导阅文规律。根据领导工作安排和活动规律，捕捉时机送阅文件；也可以根据领导阅文快慢，适当掌握领导每次阅文数量，这样就能避免公文的延误、堆积。
3．安全的原则
安全是公文传阅工作政治性的内在要求。怎样才能保证公文传阅的安全呢？一是建立文件的接收、登记制度。秘书部门还应使用文件传阅、交接登记簿。登记簿上注有文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等栏目。这样就做到了心中有数，避免了盲目传阅，一旦出现文件遗失的情况，就能知道问题出在哪里，既利于查寻，也便于确定责任。二是杜绝文件横传。公文传阅应该以秘书部门为中心点进行传阅，不允许抛开秘书人员在应阅人之间横传，以免传阅件失控、遗失。三是公文传阅要由专人负责，其他人员包括办公室主任都不得代行其职。办理过程实行单线运作，纵向周转，由机关秘书人员一人经手，全权负责，以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅，既不能随意扩大，也不能随意缩小；既不能多传一个人，也不能少传一个人。五是设置密级文件夹。封面贴有“密件”标志，提醒领导不要带出办公室阅文，密级文件即阅即退，没有阅完的也要暂时收回，以保证公文传阅的安全保密。