为规范举办国际学术会议的申报、审核和管理，提高会议质量及效益，根据上级有关文件规定，结合学校实际，特制定本管理暂行规定。
一、国际学术会议的界定
（一）国际学术会议主要是指校属教学科研单位以山东理工大学名义在我国境内（不含港、澳、台地区）举办的专业性较强、与会者来自3个及以上国家（含中国）和地区（不含港、澳、台地区）的会议、研讨会、报告会、交流会等。
（二）以讨论国内议题为主的会议，虽有外宾出席，但不在国际学术会议范畴内。
二、国际学术会议的申报
（一）学校鼓励有条件和能力的教学科研单位举办国际学术会议，以提高学校教学科研水平、促进学科建设，拓展学校对外合作与交流渠道，扩大学校国际学术影响力。
（二）国际合作与交流处负责国际学术会议的预报、申报等报批手续。科学技术处、社会科学处按职能分别负责自然科学类、人文社科类国际学术会议的审核、指导。党委宣传部按规定负责人文社科类会议的审核把关。计划财务处负责为由学校支付费用的国际学术会议出具“经费来源说明”并附会议预算表。会议如邀请台湾地区人员参加，港澳台事务办公室负责会议在省台办的报批手续。
（三）国际学术会议实行年度计划预报管理，每年按照省教育厅、省外办通知要求预报下一年度拟举办的国际学术会议。举办单位填写《山东理工大学举办国际学术会议预报审批表》（附件1），经相关部门及分管校领导签署意见后报国际合作与交流处，由国际合作与交流处报上级主管部门审核备案。
（四）举办单位应于会议召开4个月前（涉台的应提前5个月）将《山东理工大学国际学术会议基本情况表》（附件2）、计划财务处出具的“经费来源说明”及会议预算表报国际合作与交流处，国际合作与交流处向省教育厅、省外办上报审批。
（五）单独举办国际学术会议的，由举办单位负责申报；多个单位联合举办的，由牵头单位负责申报。
三、国际学术会议的筹备
（一）举办单位收到会议批复后应及早组建会议筹备机构，及时向出席会议的境外代表发正式邀请函。需出具政府邀请函申请签证者，应由国际合作与交流处协助办理相关手续。
（二）举办单位应及早召集会议筹备人员及相关单位做好会前各项准备工作，落实经费来源、会场及会议所需设施，确保会议顺利召开，达到预期效果。
（三）举办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查，对有政治性问题的论文，应及时要求改正或取消其在会议上发表。
（四）若请学校领导参加有关会议或活动，举办单位应于会议或活动召开前两周将会议详细日程及讲话稿报送校长办公室，由校长办公室负责统一安排。
（五）举办单位应制定详细的会务工作方案，对与会代表的接送、食宿、交通等会务工作做出周密安排，确保与会代表安全。
四、国际学术会议的管理
（一）未经上级主管部门批准，任何部门和单位不得擅自筹备或对外承诺举办国际学术会议，不得向与会代表发出邀请。
（二）举办国际学术会议，一般不邀请非建交国家的代表参加；如果有代表主动要求参加，应予以婉拒。如确有与会的必要，举办单位应及时将该与会代表的简历等背景材料报学校国际合作与交流处，并按规定逐级申报。
（三）举办国际学术会议不得涉及重大敏感问题。
（四）举办单位应遵守外事纪律，坚持内外有别，严格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜应及时与国际合作与交流处联络，不得随意对外表态。
（五）举办单位应注意收集、保存会议有关材料，于会议结束后15日内，将会议总结报国际合作与交流处。会议总结及会议论文集、与会境外代表名单、会议照片、录音录像等资料报科学技术处或社会科学处存档。
（六）举办国际学术会议应厉行节约，严格按照有关规定限定经费开支范围和开支标准。
五、其他
本规定自印发之日起执行，由国际合作与交流处负责解释。